Zasady Przetwarzania Danych Osobowych

Data ostatniej modyfikacji: 20 stycznia 2026 r. 

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Szkołę Zen Reiki w Polsce, w szczególności dane osób zapisujących się na kursy, szkolenia, warsztaty, konsultacje edukacyjne oraz korzystających z naszych usług i kanałów kontaktu (dalej łącznie: „Uczestnicy” lub „Klienci”).

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”). Obowiązek informacyjny realizujemy zgodnie z art. 13 RODO.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Szkoła Zen Reiki w Polsce z siedzibą w Katowicach.

Adres do korespondencji: ul. Staromiejska 6/10D, 40-013 Katowice, Polska
E-mail kontaktowy: sekretariat@zenreiki.edu.pl

Dane identyfikacyjne Administratora:
NIP: 5492096875
REGON: 364093092

3. Zakres przetwarzanych danych (jakie dane zbieramy)

Przetwarzamy dane osobowe podawane przez Uczestników w związku z udziałem w zajęciach lub kontaktem z nami, w szczególności:

1. Dane identyfikacyjne: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL (jeśli wymagany przepisami lub niezbędny do identyfikacji w systemach oświatowych / wydania zaświadczeń).
2. Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub korespondencyjny.
3. Dane organizacyjne związane z edukacją: informacje o zapisach, kursach, szkoleniach, warsztatach, potwierdzeniach ukończenia zajęć, historii uczestnictwa i wydanych zaświadczeniach.
4. Dane rozliczeniowe: informacje niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych (np. faktury/rachunku), informacje o płatnościach (w tym identyfikatory transakcji).
5. Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony i narzędzi online: np. adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce – w zakresie opisanym w sekcji „Cookies”.

Podanie danych może być dobrowolne, jednak w określonych sytuacjach jest niezbędne (np. do zawarcia i realizacji umowy edukacyjnej, wystawienia zaświadczenia, rozliczeń, obowiązków dokumentacyjnych).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

A) Zawarcie i realizacja umowy edukacyjnej / organizacja zajęć

Cel: przyjęcie zgłoszenia, organizacja udziału w kursie/warsztatach/szkoleniu, komunikacja organizacyjna, prowadzenie list, wydawanie zaświadczeń, obsługa procesu edukacyjnego.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy / działania przed zawarciem umowy).

B) Wypełnienie obowiązków prawnych (dokumentacja, rozliczenia)

Cel: prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami (np. rozliczenia podatkowe i księgowe, archiwizacja dokumentów, spełnienie wymogów wynikających z przepisów dotyczących działalności edukacyjnej).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

C) Prowadzenie zajęć i komunikacji z wykorzystaniem narzędzi online (np. Microsoft 365)

Cel: realizacja zajęć, dostęp do materiałów, komunikacja, konta użytkowników w narzędziach, przesyłanie informacji organizacyjnych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz – jeśli dotyczy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu sprawnej organizacji i jakości obsługi).

D) Kontakt i obsługa zapytań (e-mail, telefon, formularz)

Cel: odpowiedzi na pytania, prowadzenie korespondencji, obsługa zgłoszeń i reklamacji, sprawy organizacyjne.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu i zapewnieniu ciągłości komunikacji).

E) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Cel: zabezpieczenie interesów prawnych Szkoły w razie sporów (np. reklamacje, roszczenia cywilne).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

F) Marketing i informacje o ofercie (newsletter / wiadomości marketingowe)

Cel: przesyłanie informacji o nowych kursach, wydarzeniach i ofertach.
Podstawa prawna: co do zasady art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – jeśli wymagamy zgody na dany kanał komunikacji. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
Uczestnik ma również prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego – po sprzeciwie nie wolno już przetwarzać danych w tym celu.

5. Odbiorcy danych (komu możemy ujawnić dane)

Możemy przekazywać dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:

1. Podmiotom przetwarzającym działającym na nasze zlecenie (np. dostawcy IT, hostingu, poczty, narzędzi do komunikacji, systemów do obsługi kursów, księgowości) – wyłącznie na podstawie umów powierzenia danych zgodnych z art. 28 RODO.
2. Dostawcom narzędzi biurowych i edukacyjnych online – przykładowo Microsoft (w zakresie kont, komunikacji i pracy na materiałach).
3. Uprawnionym organom publicznym – wyłącznie, gdy wynika to z przepisów prawa lub prawnie wiążącego żądania.
4. Osobom prowadzącym zajęcia (nauczycielom / prowadzącym warsztaty) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zajęć (np. imię i nazwisko, e-mail organizacyjny, lista grupy).

Nie sprzedajemy danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza EOG (np. do USA) i zabezpieczenia

W przypadku korzystania z niektórych usług (np. Microsoft 365) może dojść do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA). Taki transfer odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w art. 44–49 RODO, w szczególności na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych) oraz rozwiązań oferowanych przez dostawcę.

7. Okres przechowywania danych (retencja)

Przechowujemy dane przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów, w jakich dane są przetwarzane, w szczególności:

1. dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń,
2. dokumenty księgowe i rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
3. dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing) – do czasu wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu,
4. korespondencja – przez czas niezbędny do obsługi sprawy i ewentualnego zabezpieczenia roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych (w zakresie, w jakim RODO na to pozwala),
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany),
• prawo wniesienia sprzeciwu – gdy przetwarzamy dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny i wiążący,
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać z praw, prosimy o kontakt na dane wskazane w sekcji 2.

9. Dobrowolność podania danych i konsekwencje niepodania

Podanie danych jest:

• dobrowolne, jeśli kontaktujesz się z nami ogólnie lub pytasz o ofertę,
• niezbędne, jeśli chcesz zawrzeć umowę i uczestniczyć w zajęciach, otrzymać materiały, zaświadczenia lub dokumenty rozliczeniowe.

Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości realizacji usługi edukacyjnej albo ograniczeniem możliwości kontaktu i organizacji zajęć.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.

11. Cookies i technologie podobne (strona internetowa)

Na naszej stronie mogą być stosowane pliki cookies i podobne technologie:

• niezbędne (techniczne) – konieczne do działania serwisu,
• funkcjonalne – ułatwiające korzystanie ze strony,
• analityczne – służące statystyce i poprawie działania strony,
• marketingowe – służące dopasowaniu treści (jeśli używane).

Zasady przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji w urządzeniu użytkownika (cookies) wynikają z przepisów Prawa komunikacji elektronicznej, w tym art. 399 (w szczególności obowiązek zgody dla określonych kategorii oraz wyjątki dla cookies niezbędnych).

Szczegółowe informacje o stosowanych cookies, ich celach, okresie działania oraz sposobie zarządzania zgodami znajdują się w: Polityce prywatności serwisu www.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją, adekwatnie do ryzyka i charakteru przetwarzania.

13. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Politykę w szczególności w przypadku zmian prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w miejscu jej udostępnienia, z podaniem daty ostatniej modyfikacji.

14. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach związanych z danymi osobowymi prosimy o kontakt: p.gorski@zenreiki.edu.pl
lub listownie: Szkoła Zen Reiki w Polsce, ul. Staromiejska 6/10D, 40-013 Katowice
z dopiskiem: „Dane osobowe”.

 [KONIEC DOKUMENTU]